Автоматизированная оркестрация соответствия: CRM-системы, которые самостоятельно контролируют соблюдение нормативных требований

Помните, когда соблюдение требований законодательства означало, что команда людей пряталась в электронных таблицах и вручную сверяла каждую запись о клиенте с контрольным списком? Эти дни быстро уходят в прошлое. Индустрия онлайн-гемблинга сталкивается с проблемой соблюдения требований, которая с каждым месяцем усложняется, и старый способ обработки просто не работает больше.

Операторы сталкиваются с GDPR в Европе, различными законами штатов США и растущим списком требований на новых регулируемых рынках. В каждой юрисдикции действуют свои правила хранения данных, управления согласиями и защиты игроков. Упустите одну деталь, и вы столкнетесь с штрафами, которые могут нанести серьезный ущерб вашему бизнесу.

Вот тут-то и появляется автоматическое соответствие требованиям CRM. Речь идет о системах, которые хранят и активно отслеживают данные клиентов, корректируют методы их обработки в соответствии с применимыми нормами и выявляют потенциальные проблемы до того, как они перерастут в проблемы.

Почему соответствие требованиям, выполняемым вручную, не масштабируется

Несколько лет назад вы могли обойтись ежеквартальными проверками соответствия. Кто-то из вашей команды просматривал записи клиентов, проверял правильность форм согласия и проверял, не хранятся ли данные дольше разрешенного срока. Это было утомительно, но выполнимо.

Уже нет. Объем нормативных актов резко возрос. GDPR — это только начало. Калифорния приняла CCPA. Другие штаты последовали за ними со своими версиями. Страны по всему миру применяют законы о защите данных, которые соответствуют европейским стандартам или превосходят их.

{{cta-баннер}}

Для операторов iGaming, это создает особую проблему. Вы имеете дело не только с общими правилами защиты данных. У вас есть требования к ответственной игре, стандарты проверки возраста, протоколы по борьбе с отмыванием денег и региональные ограничения на рекламу. Для каждого из них предусмотрены собственные требования к документации и отчетности.

Процессы, выполняемые вручную, не успевают. К тому времени, когда кто-нибудь изучит методы обработки данных, принятые в прошлом месяце, вы уже обработали тысячи новых взаимодействий с клиентами. И каждое из этих взаимодействий должно соответствовать правилам, которые, возможно, изменились с момента последней проверки.

Что на самом деле делают системы самоконтроля

Термин «самоконтроль» звучит как научная фантастика, но технология проста. В этих системах используется комбинация механизмов правил, автоматизированных рабочих процессов и анализ данных в реальном времени для непрерывной проверки соответствия.

Вот как это работает на практике. Когда игрок из Германии регистрируется, система автоматически применяет требования GDPR к его данным. Она знает, какую информацию можно собирать, как долго ее можно хранить и какое согласие необходимо получить. Тот же игрок едет в Великобританию? Система адаптируется к специфическим требованиям Великобритании, и никто не обновляет настройки вручную.

Это происходит автоматически во всей вашей клиентской базе. Система отслеживает, где находится каждый игрок, какие правила применяются к нему и соответствуют ли ваши текущие методы обработки данных этим требованиям. Когда правила меняются (а они происходят часто), система обновляет свои правила и отмечает все записи клиентов, требующие внимания.

Ключевое отличие от традиционных CRM-систем заключается в том, что соответствие требованиям — это не функция, которую вы включаете или запускаете отчет. Он встроен в каждую транзакцию, каждое решение о хранении данных и каждое взаимодействие с клиентом.

Мониторинг в реальном времени превосходит периодические проверки

Большинство нарушений соответствия происходит в промежутках между аудитами. Вы проходите аудит в марте, но к июню вы отошли от надлежащих процедур, даже не осознавая этого. Возможно, маркетинговая кампания собирала данные без надлежащего согласия. Или записи клиентов на закрытом рынке не были удалены в установленный срок.

Непрерывный мониторинг устраняет этот пробел. Система проверяет статус соответствия постоянно, а не ежеквартально или ежемесячно. Это все равно, что когда сотрудник по соблюдению нормативных требований проверяет каждую транзакцию по мере ее совершения, за исключением того, что система никогда не устает и не отвлекается.

Когда возникает проблема, вы сразу же узнаете. Не прошло и шести месяцев, когда аудитор обратит на это внимание. Такое раннее обнаружение имеет огромное значение. Форму согласия можно исправить до того, как она будет разошлена тысячам клиентов. Вы можете исправить настройку хранения данных до того, как она повлияет на многолетние записи.

Отчетность также меняется. Вместо того чтобы пытаться собрать доказательства при планировании аудита, у вас есть полный и актуальный отчет о состоянии соблюдения требований. Регулирующие органы спрашивают вас о ваших методах обработки данных в течение определенного периода? Вы можете создать этот отчет за считанные минуты, а не дни.

Как оркестрация нормативных актов влияет на работу в нескольких юрисдикциях

Здесь все становится интересным для Операторы iGaming. Вы не имеете дело с одним набором правил. У вас могут быть игроки из десяти, двадцати или пятидесяти разных юрисдикций, в каждой из которых свои требования.

Традиционные подходы к соблюдению нормативных требований подразумевают создание отдельных процессов для каждого рынка. Ваша команда должна знать, какие правила и где применяются, и вручную обеспечить правильную обработку каждой записи о клиенте. Эта система сложна, подвержена ошибкам и не масштабируется по мере выхода на новые рынки.

Оркестрация нормативных требований решает эту проблему с помощью интеллектуальной автоматизации. Система ведет базу данных требований для каждой юрисдикции, в которой вы работаете. Когда игрок взаимодействует с вашей платформой, система определяет его местоположение и автоматически применяет соответствующие правила.

Требования к защите данных игроков из Нью-Джерси отличаются от требований к защите данных на Мальте. Система знает об этом и обрабатывает каждое из них соответствующим образом. Какие данные можно собирать, как получить согласие, как долго можно хранить записи и о чем следует сообщать регулирующим органам.

Это становится особенно ценным при изменении нормативных положений. И они постоянно меняются. Вместо того чтобы специалисты по соблюдению нормативных требований вручную обновляли процедуры для каждого рынка, система правил системы обновляется один раз и автоматически распространяется на все данные о клиентах, которых это касается.

Открытие нового рынка? Систему можно настроить в соответствии с требованиями этого рынка, прежде чем вы примете своего первого игрока. Вам не придется пытаться модифицировать существующие процессы или беспокоиться о том, правильно ли вы обрабатываете данные с первого дня.

Проблема управления согласием

Управление согласием клиентов — одна из самых сложных частей соблюдения требований по защите данных. Игрокам необходимо подписаться на маркетинговые сообщения. Им необходимо отдельное согласие на обработку данных. В некоторых юрисдикциях требуется согласие на каждое конкретное использование данных.

Затем игроки меняют свое мнение. Они хотят отказаться от участия сообщения электронной почты но сохраняйте SMS-уведомления. Они хотят сохранить свою игровую историю, но удалить платежную информацию. Каждый из этих запросов должен быть обработан, задокументирован и последовательно применен во всех ваших системах.

Автоматизированная система соответствия требованиям CRM превращает управление согласием из кошмара в упрощенный процесс. Каждое полученное согласие фиксируется, фиксируется время и автоматически применяется во всех процессах обработки данных.

Что еще более важно, система может доказать, что согласие было получено надлежащим образом. Регулирующие органы хотят получить документацию, показывающую, когда она была запрошена, какая информация была предоставлена заказчику и на что именно они согласились. Системы самоконтроля автоматически сохраняют этот контрольный журнал.

Когда игрок запрашивает удаление данных (GDPR дает ему это право), система может обработать это комплексно. Она не просто удаляет очевидные записи. Он находит все данные этого игрока на всей платформе и удаляет их в соответствии с нормативными требованиями, сохраняя при этом необходимые журналы аудита, подтверждающие удаление.

Хранение данных быстро усложняется

В разных юрисдикциях сроки хранения данных различны. Некоторую информацию необходимо удалить через определенное время. Другая информация должна храниться в нормативных целях, даже если игрок закроет свой аккаунт.

Операторы iGaming сталкиваются с дополнительными сложностями. Законодательство по борьбе с отмыванием денег часто требует хранения записей о транзакциях в течение многих лет. Но правила конфиденциальности гласят, что личные данные не следует хранить дольше, чем необходимо. Как выровнять этот круг?

Автоматизированные системы решают эту задачу с помощью интеллектуального управления жизненным циклом данных. Они знают, какие элементы данных регулируются, и автоматически применяют соответствующие правила политики хранения. Маркетинговые данные могут быть удалены через два года, а записи о финансовых транзакциях хранятся в течение семи лет.

Это происходит на детальном уровне. Не «удаляйте все данные по истечении X лет», а «удаляйте эту конкретную информацию в зависимости от ее типа, юрисдикции игрока и применимых правил». Система отслеживает графики хранения каждого элемента данных и автоматически обрабатывает удаленные данные в нужное время.

Что не менее важно, он документирует все. Когда данные были удалены? Почему? В соответствии с какими законными полномочиями? Все это регистрируется в журнале, создавая аудиторский журнал, который ожидают видеть регулирующие органы.

Почему это важно для операторов iGaming

Индустрия iGaming подвергается особенно тщательному контролю со стороны регулирующих органов. Вы имеете дело с финансовые операции, контент с возрастными ограничениями и виды деятельности, которые жестко регулируются во многих юрисдикциях. Несоблюдение требований влечет за собой не только штрафы, но и потерю лицензии на деятельность.

В то же время вы конкурируете на быстро меняющемся рынке, где качество обслуживания клиентов имеет огромное значение. Медленные и неуклюжие процессы обеспечения соответствия нормативным требованиям создают трудности. Игроки отказываются от слишком длительных регистраций. Их разочаровывают запутанные формы согласия или инвазивные запросы данных.

CRM-системы с самоконтролем позволяют вам соответствовать требованиям и быть конкурентоспособными. Соответствие требованиям происходит в фоновом режиме, автоматически и непрерывно. Игроки видят, что игра проходит гладко, но за кулисами каждое взаимодействие осуществляется в соответствии с действующими правилами.

Это становится реальным конкурентным преимуществом. Ваши конкуренты либо тратят огромные ресурсы на команды по соблюдению нормативных требований, либо экономят время и надеются, что их не поймают. Вы не делаете ни того, ни другого. Ваша система автоматически обеспечивает соответствие требованиям, позволяя вашей команде сосредоточиться на развитии бизнеса.

Цена неправильного решения

Нарушения нормативных требований в индустрии онлайн-гемблинга могут иметь катастрофические последствия. Только GDPR допускает штрафы до 4% мирового годового дохода. Это не доход от затронутого рынка, а весь ваш доход по всему миру.

Но финансовые санкции — это только начало. Нарушение нормативных требований может привести к приостановлению или отзыву лицензий. Они влекут за собой обязательные аудиты, которые мешают вашей деятельности на несколько месяцев. Они создают негативную рекламу, которая наносит ущерб вашему бренду и привлекает игроков к конкурентам.

{{cta-баннер}}

А правила ужесточаются, а не ослабевают. Регулирующие органы по всему миру ужесточают правоприменительные меры и ужесточают наказания. Времена получения предупреждения за первое правонарушение в значительной степени прошли. Первые нарушения теперь обычно влекут за собой значительные штрафы.

Математика проста. Стоимость автоматизированного мониторинга соответствия составляет лишь малую часть даже одного умеренного нормативного штрафа. И это не считая повышения операционной эффективности, снижения потребности в крупных командах по соблюдению нормативных требований и возможности быстрого выхода на новые рынки, уверенного в том, что вы все делаете правильно.

Как ведущие платформы справляются с автоматизацией

Современный CRM-системы, ориентированные на соответствие требованиям руководствуйтесь несколькими ключевыми принципами. Во-первых, правила соответствия отделены от бизнес-логики. Это означает, что при изменении нормативных требований вы обновляете правила соответствия, не затрагивая базовую систему.

Во-вторых, система ведет полный аудиторский журнал всего. Не только такие важные события, как создание учетной записи, но и каждый доступ к данным, каждое изменение согласия, каждое автоматическое решение об обработке данных. Этот контрольный журнал сам по себе позволяет обеспечить соответствие нормативным требованиям. Он структурирован, доступен для поиска и может быть экспортирован в форматах, ожидаемых регулирующими органами.

В-третьих, система является проактивной, а не реактивной. Вам не терпится спросить: «Соответствуем ли мы требованиям?» , но сообщает вам, когда возникают проблемы. Кроме того, оно предотвращает несоблюдение требований до того, как они произойдут. Попробуйте отправить маркетинговые материалы тому, кто не дал на это согласия? Система блокирует его.

Эти платформы интегрируются с существующими инструментами, включая платежные системы, маркетинговые системы, аналитику игроков. Уровень соответствия требованиям распространяется на все эти системы и обеспечивает единообразную обработку данных независимо от того, какая система использует данные.

Обеспечение соответствия требованиям в вашей операционной деятельности

Переход к автоматизированному соблюдению нормативных требований — это больше, чем просто технологии. Это другая философия соблюдения нормативных требований.

В прежнем подходе соблюдение требований рассматривалось как отдельная функция. Вы создавали платформу, создавали процессы, а затем решали, как сделать их совместимыми. Это означало, что соблюдение нормативных требований всегда было попыткой догонять существующие системы и адаптировать требования к существующим системам.

Новый подход обеспечивает соблюдение требований с самого начала. Вместо того чтобы просто хранить данные о клиентах, ваша CRM также учитывает нормативный контекст этих данных. Компания знает, что можно, а что нельзя делать с каждой информацией, и автоматически применяет эти правила.

Вот что на самом деле означает «соответствие требованиям проектирования». Отсутствие галочек в форме соответствия, а наличие систем, которые не могут работать в несовместимом режиме. Технология просто не позволит вам случайно нарушить правила защиты данных, потому что эти правила заложены в работу системы.

Для операторов iGaming для выхода на новые рынки такой подход особенно ценен. Вы можете быть уверены, что правильно обрабатываете данные своего первого игрока, не надеясь на то, что выполнили все требования и нервно ожидаете первого аудита.

Ключевые особенности, на которые стоит обратить внимание

Не все CRM-системы одинаковы, когда речь идет об автоматическом соблюдении требований. Вот возможности, которые действительно имеют значение:

• Обработка данных с учетом юрисдикции — Система должна знать, где находится каждый игрок, и автоматически применять правильные правила. Сюда входит работа с игроками, путешествующими или использующими VPN, а не только с их регистрационным адресом.

• Автоматическое управление согласием — Получение согласия — это только начало. Система должна обеспечивать соблюдение условий предоставления согласия на всех этапах обработки данных, вести подробную историю согласия и комплексно обрабатывать процедуру отзыва согласия.

• Интеллектуальное хранение данных — Для разных типов данных требуются разные политики хранения. Ищите системы, которые могут применять детальные правила хранения и автоматически удалять данные при необходимости.

• Мониторинг соответствия в реальном времени — Периодических проверок соответствия недостаточно. Система должна постоянно отслеживать проблемы и немедленно предупреждать вас, когда что-то требует внимания.

• Комплексные аудиторские журналы — Все должно быть зарегистрировано таким образом, чтобы регулирующие органы могли их понять. Речь идет не только о том, что произошло, но и о том, почему были приняты решения и в соответствии с какими регулирующими органами.

• Гибкие механизмы правил — Правила постоянно меняются. Система должна упростить обновление правил соответствия, не требуя длительных работ по разработке или простоя системы.

Эти функции необходимы для работы в современной нормативной среде. CRM, которая не может обрабатывать их автоматически, означает, что вы по-прежнему выполняете требования вручную, несмотря на все связанные с этим риски.

Что это значит для вашей команды

Автоматизированное соответствие нормативным требованиям меняет работу вашей команды. Сотрудники по соблюдению нормативных требований тратят меньше времени на регулярный мониторинг и больше времени на стратегические вопросы, интерпретацию новых нормативных актов, консультирование по бизнес-инициативам, управление отношениями с регулирующими органами.

Маркетинговые команды можете сосредоточиться на креативных кампаниях, а не беспокоиться о том, соответствует ли каждое электронное письмо действующим правилам. Система автоматически отвечает за соблюдение нормативных требований, позволяя сотрудникам сосредоточиться на обмене сообщениями и взаимодействии с другими пользователями.

Служба поддержки клиентов может с уверенностью ответить на вопросы игроков об обработке данных. Система ведет четкие записи о том, какое согласие было получено, какие данные хранятся и как они используются. Больше нет сомнений в том, можно ли использовать информацию определенным образом.

А когда аудиты все же проводятся, ваша команда не пытается собрать доказательства. С самого начала система вела исчерпывающий учет. Вы можете создавать подробные отчеты, точно показывающие, как вы обрабатывали данные, а также документы, подтверждающие соответствие всем требованиям.

Будущее — за постоянным соблюдением нормативных требований

Мы отходим от представления о том, что соблюдение требований — это то, чего вы добиваетесь, а затем обеспечиваем соблюдение нормативных требований с помощью периодических проверок. Нормативно-правовая среда слишком динамична, а последствия нарушений слишком серьезны.

Постоянное соответствие требованиям — новый стандарт. Ваши системы должны соответствовать требованиям в любое время, а не только в день аудита. Они должны автоматически адаптироваться по мере изменения нормативных требований. Кроме того, они должны подтверждать соответствие требованиям с помощью исчерпывающей документации, а не просто обещаний, что вы соблюдаете правила.

Для операторов iGaming, этот сдвиг происходит быстрее, чем во многих других отраслях. Регулирующие органы искушены, правоприменительные меры строги, а трансграничный характер бизнеса означает, что вы всегда имеете дело с несколькими юрисдикциями.

Автоматизированное соответствие требованиям CRM становится все более актуальным. Операторы, у которых его нет, идут на ненужные риски и тратят ресурсы на ручные процессы, которые можно автоматизировать.

Переход на другой

Переход на автоматизированную систему соответствия не означает отказ от существующей CRM. Многие современные решения интегрируются с существующими платформами, добавляя уровень соответствия требованиям без необходимости полной замены системы.

Главное — выбрать систему, разработанную специально для автоматизированного соблюдения нормативных требований, а не CRM общего назначения с некоторыми функциями обеспечения соответствия нормативным требованиям. Вам нужно технология, построенная с нуля в состоянии справиться со сложностью современных правил защиты данных.

Внедрение обычно начинается с сопоставления текущих требований соответствия. Какие нормативные акты применимы к вашему бизнесу? Каковы ваши обязательства по обработке данных? Каковы ваши риски, связанные с соблюдением нормативных требований? Это создает основу для настройки автоматизированной системы.

Затем следует миграция: перенос существующих данных клиентов в новую систему и обеспечение наличия всех метаданных о соответствии требованиям (записи о согласии, сроки хранения, сведения о юрисдикции). В этом и заключается преимущество опытных партнеров по внедрению.

После ввода в эксплуатацию система берет на себя непрерывный мониторинг. Ваша команда переходит от обеспечения соответствия требованиям к надзору за соблюдением требований, анализу предупреждений и устранению исключений, требующих человеческого мнения.

Как Smartico.ai может помочь вам

Smartico.ai — первая и ведущая унифицированная Геймификация а также Автоматизация CRM платформа, разработанная специально для индустрии iGaming. Она сочетает в себе мощную механику геймификации с интеллектуальной автоматизацией CRM, включая комплексные возможности оркестрации соответствия требованиям.

Что отличает Smartico.ai, так это способность автоматически выполнять сложные нормативные требования, обеспечивая при этом увлекательный игровой опыт. Функции платформы по обеспечению соответствия требованиям включают обработку данных с учетом юрисдикций, автоматическое управление согласиями, интеллектуальные политики хранения и мониторинг в реальном времени, обеспечивающий соблюдение нормативных требований при всех взаимодействиях игроков.

Smartico.ai легко интегрируется с существующей инфраструктурой iGaming, предоставляя операторам комплексное решение для привлечения игроков и соблюдения нормативных требований. Программное обеспечение поддерживает операции в нескольких юрисдикциях, автоматически применяя правильные правила в зависимости от местоположения игрока и применимых норм.

Операторам, желающим масштабировать свой бизнес при соблюдении строгих стандартов соответствия, Smartico.ai предлагает автоматизацию и интеллектуальные возможности, необходимые для конкуренции в современной нормативной среде. Smartico превращает соблюдение нормативных требований из бремени в конкурентное преимущество, позволяя командам сосредоточиться на росте, а система автоматически обеспечивает соблюдение нормативных требований.

Чтобы узнать, как Smartico может помочь вашему бизнесу, в частности, повысить доход, чего вы раньше не пробовали, закажите бесплатную подробную демонстрацию ниже.

{{cta-баннер}}

Часто задаваемые вопросы

1. В чем разница между автоматическим и ручным мониторингом соответствия?

Соблюдение требований вручную предполагает периодические проверки, в ходе которых кто-то проверяет соответствие ваших процессов нормативным требованиям. Автоматический мониторинг осуществляется непрерывно. Система проверяет соблюдение каждой транзакции и немедленно предупреждает вас о возникновении проблем. В этом разница между проверкой скорости раз в час и использованием круиз-контроля, который постоянно поддерживает ограничение скорости.

2. Действительно ли автоматизированные системы отвечают всем требованиям соответствия?

Они очень хорошо справляются с рутинными и основанными на правилах аспектами соблюдения нормативных требований, включая хранение данных, обеспечение согласия и обработку в конкретных юрисдикциях. То, что они не могут заменить, — это человеческое суждение о сложных нормативных интерпретациях или стратегических решениях по соблюдению нормативных требований. Считайте, что это решение вопросов «что» и «когда», а ваша команда — «почему» и «как».

3. Сколько времени обычно занимает внедрение?

Это зависит от текущей настройки, но в большинстве случаев внедрение занимает от двух до шести месяцев. Техническая интеграция обычно выполняется быстрее — время уходит на сопоставление существующих нормативных требований, перенос данных с соответствующими метаданными и обучение сотрудников новым рабочим процессам.

4. Что произойдет, если правила изменятся?

Вот где автоматизированные системы действительно сияют. Правила соответствия требованиям отделены от вашей бизнес-логики, поэтому обновления происходят на уровне движка правил. Вы не переписываете код или перестраиваете процессы, а обновляете правила, применяемые системой. На большинстве платформ есть каналы нормативной информации, которые помогают держать вас в курсе предстоящих изменений.

5. Подходит ли эта технология только крупным операторам?

Совсем нет. В то время как крупные операторы, очевидно, выигрывают от автоматизации, более мелкие операторы на самом деле нуждаются в ней больше. Вероятно, у вас нет больших групп по соблюдению нормативных требований, поэтому автоматизация позволяет конкурировать с более крупными игроками, не тратя на них дополнительные расходы. Технология стала намного доступнее и доступнее для операторов любого размера.

6. Как эти системы подтверждают соответствие требованиям регулирующих органов?

С помощью подробных аудиторских журналов, документирующих каждое действие, решение и процесс обработки данных. Когда регулирующие органы задают вопросы, вы можете создавать подробные отчеты, в которых точно указано, что произошло, когда, почему и в каком регулирующем органе. Система ведет эту документацию автоматически, а не откладывает ее на второй план при подготовке к аудиту.

Заключение

Индустрия iGaming движется к будущему, в котором соблюдение нормативных требований не будет отдельной бизнес-функцией. Это встроено в работу систем. Автоматизированное соответствие требованиям CRM — это предоставление им инструментов, которые работают с той скоростью и масштабом, которые требуются современным нормативным требованиям. Операторы, которые приспосабливаются, обнаружат, что соблюдение требований становится менее обременительным, а конкурентным преимуществом. Те, кто этого не сделает, будут продолжать нелегкую борьбу против нормативных требований, которые только усложняются.